Что такое архивный короб и его применение в организациях
Зачем нужен архивный короб
Невзирая на существование электронного документооборота, организации хранят львиную долю документов в бумажном формате. Делать это их обязывает приказ Росархива. Определенные документы (счета-фактуры, графики отпусков и другие) разрешено утилизировать уже через 1 год, но существуют бумаги, срок жизни которых огромен - до 75 лет. К ним относятся, например, зарплатные ведомости. Документы-долгожители было бы очень сложно сохранить в хорошем состоянии, если бы не существовало такого удобного приспособления, как архивные короба для бумаг. Изделия с оптимальными характеристиками помогают правильно организовать документооборот, защищают ценные предметы от пыли, влаги, повреждений и времени.
Упаковка для сдачи документов в архив может быть разных форм и размеров. Конструкция боксов для хранения зачастую подразумевает отверстия для пальцев, способствующие удобной переноске приспособлений.
Виды архивных коробов
Различные технические характеристики архивных коробов позволяют подобрать изделие под потребности любого офиса. Исходя из материала изготовления коробки для бумаг подразделяются на следующие виды:
-
Картонные - обычно их делают из пятислойного гофрированного материала, который отличается высокой прочностью. Он спасает от влаги и обладает электроизоляцией.
-
Бумвиниловые - материал, которым их оклеивают, имитирует кожу. Его получают с помощью нанесения окрашенного поливинилхлорида на бумагу. Благодаря тиснению бумвиниловое покрытие обретает узор.
-
Пластиковые - из прочного и неприхотливого материала делают коробы, предназначенные для вмещения бумажных листов стандартных форматов.
В зависимости от конфигурации можно выделить четыре типа архивных коробов:
-
Горизонтальные - представляют собой самое универсальное приспособление, обладающее большой вместимостью. Запросто возьмут на себя функции перемещения и хранения не только бумаг, но и офисной оргтехники, канцелярии, книг.
-
Вертикальные - их размер подходит для листов формата А4.
-
С крышкой - крупные коробы комплектуются съемным верхом, упаковки скромных размеров - откидным.
-
Тубусы - приспособление имеет продолговатую форму с круглым сечением, вмещает в себя бумагу, свернутую в рулон - чертежи, рукописи, эскизы.
Коробки для архивирования документов можно классифицировать и по типу фиксации крышек:
-
на завязках;
-
на липучках;
-
на кнопках;
-
на магнитных застежках;
-
на резинках.
Важно! Размер коробов для архивного хранения определяет ГОСТ 12301-2006 (Коробки из картона, бумаги и комбинированных материалов. Общие технические условия).
Как собрать архивный короб
Боксы для хранения продаются в разобранном виде. Сложить архивный короб очень просто. Для сборки его каркаса достаточно пошагово выполнить следующие действия:
-
Загните нижний клапан (тот, на котором отсутствуют ручки).
-
Поместите нижний клапан внутрь коробки до упора.
-
Сложите друг на друга клапаны, в которых проделаны отверстия, образующие ручки.
-
Загните сложенные клапаны до дна короба.
-
Разведите плоскости с отверстиями по боковым стенкам короба. Ручки нижних клапанов и прорези на боковых стенках должны совместиться.
-
Опустите нижний клапан (на нем отсутствуют ручки) на дно коробки.
Рассмотрим, что нужно сделать для сборки крышки архивного короба:
-
Положить ее на стол.
-
Загнуть вверх по линии сгиба клапаны малой боковины.
-
Согнуть под прямым углом боковину крышки.
-
Повторить эти же действия с противоположной боковой частью.
-
Загнуть короткие боковины.
-
Проследить, чтобы фиксирующие язычки вошли в предназначенные для них слоты.
Правила хранения документов в архивном коробе
Сохранить важные документы вместе с напечатанной или записанной информацией в первозданном виде - задача сложная. Для этого нужно обеспечить химическую и физическую стабильность бумажных листов. Это возможно далеко не всегда. Виной тому технологические процессы, без которых невозможно производство чернил и бумаги. Повышенная кислотность древесной целлюлозы, из которой сделаны бумажные листы, способствует разрушению материала. Современные чернила склонны растворяться в воде. Кроме того, они тоже грешат повышенной кислотностью. Главная задача правильно организованного архива - на длительный срок сохранить читаемость документов.
Бумага - очень хрупкий материал. Многие естественные процессы могут уничтожить ее вместе с ценной информацией, которая на ней запечатлена. Даже сама бумага опасна для того, что на ней изображено и написано, ведь со временем любые чернила тускнеют. Это неизбежный процесс. Важно понимать, от чего возможно защитить документы при правильном подходе к организации архива.
Самый страшный враг бумажного носителя - огонь. С учетом этого факта правила предписывают хранить коробы, плотно прижав их друг к другу. При таком размещении в случае пожара огонь распространяется менее стремительно, а значит шансы на сохранность документов выше. Правила также говорят о том, что желательно наличие как можно большего количества разделителей внутри архивных коробок. В случае соблюдения этих условий возгорание будет проще устранить.
Влага - второй враг документов. Помещение с высокой влажностью категорически не подходит для хранения бумаг. На сырых листах быстро образуется плесень. Чтобы ее устранить, требуется отдать их на реставрацию, которая стоит немалых денег. К тому же, никто не даст гарантию восстановления документа. Действенный метод возвращения первозданного вида пострадавшим от влаги листам - замораживание и сублимационная сушка. Метод трудоемкий и требует больших финансовых вложений.
Бумага также не любит, когда ее хранят в пластиковых папках, файлах и коробках. Это связано с тем, что через определенное время материал начинает, плавясь, прилипать к листам. Поэтому лучше предпочесть для хранения документов бескислотные короба и папки.
