Экономия бумаги в офисе

Бумажная продукция тратится ежедневно во многих учреждениях (учебных, производственных, лечебных и др.). Каждый день используется от 115 млрд листов, поэтому необходимо задуматься о вопросе сокращения расхода бумажной продукции. Расход бумаги в офисе огромен (факсы, приказы, договора). Большая часть напечатанной продукции становится бесполезной по прошествии часа после того, как ее распечатают. Колоссальные финансы тратятся руководством компании на обеспечение рабочих расходными материалами.

Зачем необходимо экономить бумагу в офисе

Экономия бумаги в офисе возможна, главное разобраться в моментах, позволяющих снизить расход фирмы на бумагу для офиса. Экономия не только положительно сказывается на финансовой стороне, но и на улучшении экологии.

Сокращать потребление бумажных расходников стоит хотя бы потому, что так сохраняется лес. Этот вопрос беспокоит международные организации, ученых уже не один год. Отказ от печати на бумаге сохранит 10 млн деревьев за день.

Контролируя при ведении бизнеса расход бумаги, вы воплотите в реальность важные задачи:

Забота об экологии. На изготовление одного листа печатной бумаги с плотностью 80 г/м2 уходит 13 – 21 г древесины. Изготовление одной пачки листов с указанным показателем плотности требует 5 кг древесины. При наличии в офисе 50 – 60 человек за месяц расход печатного материала составит 10 – 12 пачек. Отметим, что банковские, юридические подразделения тратят в определенное количество раз больше расходного материала. Ежегодно распечатывают тысячи листов для соблюдения «формальности». При надлежащем контроле возможно сокращение расхода в половину. Стоит только представить, сколько деревьев будет спасено таким образом.
Экономия бюджета фирмы. На закупку одной пачки расходника тратится 250 – 300 руб. При использовании 10 пачек за месяц растраты компании за год составят 30 – 40 тыс. руб./мес. В крупных организациях с количеством сотрудников свыше 100 чел. расходы увеличиваются. Обычная экономия позволит сократить их в 2 раза.
Экономия ресурсов расходников, принтера. Частое использование оргтехники ведет к расходу красок, выходу из строя определенных элементов. При печати только нужной информации ресурс офисной техники сможет продлиться надолго.

Примеры экономии бумаги в офисе

Экономия на расходе офисной бумаги позволит компании сохранить колоссальные деньги. Чтобы снизить количество используемых бумажных расходников, много умений не нужно. Процесс облегчен за счет распространения во всех сферах цифровых технологий, главной функцией которых считается организация работы в электронном виде.

Сокращение расхода бумаги в офисе может осуществляться такими путями:

Переход на ЭДО. Аббревиатура расшифровывается, как электронный документооборот. Таким образом сокращается вырубка леса и повышается скорость документооборота. Для важной документации стоит использовать бумажные носители, а вот большую часть внутренних дел фирмы стоит перевести в электронный вариант. Благодаря использованию современных технологий, электронные варианты бумаг быстрее доходят до адресата.
Корреспонденция. При наличии возможности пользоваться электронной почтой для отправки документации, используйте ее. Пора отойти от устаревших норм и перестать печатать листы «для протокола». Большую часть документации можно перевести в электронный вариант без ущерба документообороту. Отправлять письма партнерам, клиентам несложно, используя электронную почту.
Личное пользование бумаги. В офисе, подразделении сотрудники пользуются личным блокнотом. Этот вариант бумажной продукции помогает в организации рабочего процесса. Но даже без них можно обойтись в офисе, который обеспечен современными электронными аналогами ежедневников. Электронный блокнот имеет ряд преимуществ перед бумажным: он постоянно рядом, может присылать напоминания о встречах, делах, не занимает лишнее место в портфеле, на столе. Использование электронных носителей не только удобно, но и позволяет каждому пользователю без труда помочь сохранить лес.
Применение бумажного ресурса из вторсырья. Изготовление такой продукции ведется из макулатуры. Качество бумажной продукции не отличается от бумаги из первичного сырья.
Сдавайте макулатуру. Этот труд не только благородный, но и выгодный. Преимущества от сдачи макулатуры такие: сохранность леса, отсутствие необходимости вывозить много мусора. В компании несложно выделить уголок для сбора макулатуры. За месяц используется около 12 пачек бумаги, а в одной пачке примерно 2,5 кг веса. Достаточно проинформировать сотрудников о сборе макулатуры, и вы заметите сокращение расходов и оцените пользу этого мероприятия.
Напоминание сотрудникам организации об экономии бумажной продукции. Приказы о сокращении расходов воспринимаются на работе в штыки, но внятные разъяснения преимуществ от подобной акции вызывают у людей абсолютно другие эмоции и понимание. Каждому хочется сделать взнос в сохранность леса, улучшение экологической ситуации в мире.

Чтобы повысить уровень экономии бумажной продукции, рекомендуем соблюдать правила печати:

Где допускается используйте двустороннюю печать. В данном случае растет экономия расходника на 50%. Исключением являются документы, которые печатают исключительно на лицевой стороне (письма, договора с физ. лицами и др.)
Перед печатью проверяйте наличие лишних пробелов, отступов, большого межстрочного интервала.
Используйте стандартные шрифты 12–14 размера Times New Roman, Arial. Избегайте крупных шрифтов.
При наличии переноса на новую страницу нескольких предложений, уменьшайте поля документа.
Распечатывайте только ту документацию, которая на самом деле нужна на бумажном носителе.

Для сокращения расходов бумажной продукции, используйте цифровые технологии. Ответственность каждого офиса, каждой компании позволит намного сократить расходы бумаги и сохранить больше леса.