Как организовать архив в организации
Архив создается в каждой компании, это отделение предназначено для долгосрочного хранения данных. Важно, чтобы хранение дел было структурировано, а процесс налажен. Если же бумажная продукция разложена хаотично в свободных полках шкафов, по папкам или на рабочем столе, найти нужные бумаги, дела при необходимости оказывается невозможным. Чтобы с легкостью находить нужные файлы, предлагаем ознакомиться с рекомендациями, как правильно организовать архив документов в организации.
Значение архива в делопроизводстве
При отсутствии на фирме архива, нужно поработать над вопросом создания указанного подразделения. Только так можно добиться недостающего порядка в документации, наладить процесс производства. Итак, начнем с того, что организуем архив организации. У молодой компании, которая только начала дело, документооборот еще слабый, поэтому руководство не обеспокоено созданием архива. Но со временем это отделение станет необходимостью.
Созданию архива документов организации придется уделить много времени и потратить на работу много сил, ведь нужно систематизировать документацию, которая показывает все прошедшие дела компании. Планируя создание архива организации, советуем изначально ознакомиться с юридическими тонкостями этого дела, ведь храниться будет конфиденциальная информация, личные данные сотрудников организации.
Юридические основы создания архива предприятия
Организация архивных документов в организации может выполняться силами сотрудников компании. Также могут привлекаться трудовые ресурсы со стороны (сотрудники других компаний). Хранить бумаги можно и за пределами фирмы, но это обойдется дорого. К тому же в этом случае у сотрудников компании не будет моментального доступа к бумагам в нужный момент. Лучшим решением считается сбор документации в пределах фирмы, в отдельном кабинете, помещении.
Ответственность за подразделение ложится на начальника хранилища. В маленькой компании она может возлагаться на секретаря, сотрудника кадрового отдела или других специалистов.
Чтобы знать, как организовать архив документов в организации, изучите ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На основе указанного ФЗ определены правила, касающиеся работы с бумажной продукцией в хранилище. Также закон определяет сроки хранения отдельных дел.
Этапы создания архива в организации
Решив, что бумаги по делопроизводству необходимо сохранять, руководитель берется за формирование отдельного подразделения. Архив стоит рассматривать в качестве структурной части делопроизводства. Главными составляющими считаются деловые бумаги, являющиеся ценными для компании. Также под архивом понимают структурное подразделение, на которое возложена полная ответственность за сохранность важных бумаг фирмы. Это структурное подразделение должно продумать способы, обеспечивающие сохранность необходимой документации.
При создании отдела хранения документации перед ответственным лицом стоит важная задача –выбор на соответствующие должности ответственных работников, а также выбор условий, в которых будут храниться бумаги.
Создавать архивное хранение документации необходимо, соблюдая такие этапы:
- Издается приказ по учреждению. В бумаге идется речь о назначении лиц, которые будут отвечать за архивное дело каждого сотрудника компании. Если компания маленькая, ответственность за архивы, делопроизводство несет один сотрудник. В этом случае можно говорить о том, что на одного рабочего оказывается слишком серьезная нагрузка, когда документооборот фирмы колоссальный.
- Разработка номенклатуры дел. Этот вид работ выполняется в строгом соответствии с федеральным законом Перечнем типовых управленческих архивных дел. Последнюю редакцию упомянутый закон претерпел в 2016 году. Законодательство утвердило исполнение ФЗ обязательным.
- Установление сроков хранения. На постоянное хранение помещаются дела особой важности. Если бумаги относятся к тем, которые предназначены на временное хранение, дела оставляют на 10 лет. Также хранятся данные по 3, 5 лет. Подобные сроки хранения должны прописываться соответствующими приказами.
- Раздача работникам, отделам спец. выписок, содержащих заголовки дел, за которые положена ответственность на конкретного сотрудника. Выписки делают на основе каталога архивных дел. При отсутствии используют образец, позаимствованный у компаний профильной отрасли.
Теперь представим вниманию первичный план работ, которым должен заниматься архивный сотрудник:
- Оценивание организации хранения документации на рабочем месте, что предполагает проведение предварительной описи бумаг. Также сотрудник оценивает, каких бумаг не хватает и в какие сроки должны поступать к архиву.
- Стандартизация процесса работы. На указанном этапе начальник созданного подразделения знакомится с особенностями работы в отделении хранения бумаг. Также происходит ознакомление с юридическими особенностями, касающимися сохранности документации.
- Систематизация приема на хранение информации, которой в указанный момент не пользуются. Архивариус назначает лица, которые будут отвечать за перерегистрацию, систематизацию, сбор бумаг.
- Инвентаризация документации. Главное лицо формирует картотеку, в которой указываются атрибуты дел. Одновременно с этим сверяют отчеты, касающиеся документооборота за прошедшие года. Сотрудники устраняют недочеты, присутствующие в описании дел, а также убирают неактуальные данные.
- Составление номенклатуры дел. Указанный этап осуществляется на основе установленных в конкретной отрасти стандартам. Допускаются изменения зависимо от структуры архива.
- Работа по ограничению доступа, а также по прописыванию разрешений доступа к хранилищу. При условии маленькой фирмы доступ может получать каждый член организации. При наличии у юр. лица колоссального перечня подразделений, устанавливается ответственность соответственно специализации.
- Учет приема/передачи бумаг. Создается физ./электронная картотека лиц, которые пополняют хранилище и берут из него документацию. Определение степени доступа.
- Поиск недостающей документации, подача запросов в соответствующие подразделения.
- Переплет дел.
- Учет работы. Установка категории важности бумаг, срок хранения.
Архивариусы выполняют также и другие задачи. Руководство отвечает за подачу сметы бухгалтерии по поводу финансовых дел. При наличии в компании отдельного помещения, полочек и необходимой канцелярии для формирования хранилища, расходы на создание архива будут минимальными.
В случае, когда организации необходимо «с нуля» создавать архивное подразделение, финансовые затраты будут большими. Закупить необходимые канцтовары, бумажную продукцию для организации архивного подразделения рекомендуем в одном месте. В интернет-магазине «Канцелярская Мекка» есть все необходимые для организации архива канцтовары: архивная папка, короб архивный, папки Дело.
